Hace ya algunos años escuche en un curso una frase que me llamo mucho la atención; «si entra basura, sale basura» esta frase el instructor la utilizo para hacer alusión a la calidad de productos y servicios utilizados para la fabricación o prestación de un servicio en una organización; y en efecto, esta frase es real en las organizaciones; muchas veces en los departamentos de compras uno de los principales criterios de selección de proveedores es el precio, y esto no esta mal; lo malo es que muchas veces ese precio no cubre la calidad, aspectos ambientales o requisitos legales o aplicables al producto o servicio y en consecuencia traerá problemas con lo fabricado y muy probablemente quejas, penalizaciones, multas de alguna parte interesada.
Es por ello que las normas ISO establecen en requisitos para el control de los procesos, productos y servicios contratados externamente, con ello se esperaría que las organizaciones estableciera además de la evaluación a proveedores, requisitos de que permitan asegurar que dichos productos o servicios contratados cumplen con los requisitos de calidad, ambiental, infraestructura, competencia, tecnología, seguridad, etc.
Es aquí donde muchas organizaciones divagan o no establecen de forma clara como pretenderán controlar a sus proveedores. A continuación les comparto algunas ideas que podrían ser de utilidad en el establecimiento de controles y acciones para mejorar el control y desarrollo de sus proveedores:
1. Auditorías y Visitas In Situ: Realizar auditorías y visitas a las instalaciones de los proveedores para evaluar sus operaciones, procesos y estándares de calidad. Esto proporciona una comprensión más profunda de las capacidades y prácticas del proveedor.
2. Acuerdos Contractuales Claros: Establecer acuerdos contractuales claros y detallados que especifiquen las expectativas, los requisitos de calidad, las fechas de entrega, las penalizaciones por incumplimiento y otros términos y condiciones importantes.
3. Monitoreo del Desempeño: Implementar un sistema de seguimiento del desempeño de los proveedores. Esto puede incluir la medición de la calidad de los productos entregados, la puntualidad en las entregas y la capacidad de respuesta a problemas o consultas.
4. Diversificación de Proveedores: Evitar depender en exceso de un solo proveedor. Diversificar las fuentes de suministro puede reducir el riesgo en caso de problemas con un proveedor específico y proporcionar opciones alternativas en caso de interrupciones en el suministro.
5. Pruebas y Verificación de Productos: Realizar pruebas y verificaciones periódicas de los productos suministrados por los proveedores para asegurar que cumplen con los estándares de calidad y especificaciones requeridas.
6. Evaluación de Riesgos: Evaluar y clasificar a los proveedores según su importancia y riesgo para la organización. Los proveedores críticos requieren un monitoreo y control más riguroso que los proveedores menos críticos.
7. Comunicación Abierta: Establecer canales de comunicación abiertos y transparentes con los proveedores. Fomentar la colaboración y resolver problemas de manera proactiva puede mejorar las relaciones y la eficiencia en la cadena de suministro.
8. Revisión Periódica de Contratos: Revisar periódicamente los contratos con los proveedores para asegurarse de que sigan siendo relevantes y estén alineados con los objetivos y necesidades actuales de la organización.
9. Formación y Capacitación: Proporcionar capacitación a los proveedores sobre los estándares de calidad y las expectativas de la organización. Esto puede ayudar a alinear sus prácticas con los requisitos específicos.
Implementar estos tipos de controles para proveedores puede ayudar a las organizaciones a mitigar riesgos, garantizar la calidad y mantener relaciones sólidas y confiables con sus proveedores. La gestión efectiva de los proveedores es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier organización.
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