Todas las normas de Sistemas de Gestión (SG) ISO establecen en el requisito 7.3 el requisito de toma de conciencia, donde se plantea que las personas que están dentro del control de la organización, deben ser consientes sobre: la política de calidad, objetivos de calidad pertinentes, contribución a la eficacia del SG y las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SG.
El objetivo de esta reflexión es poder clarificar el propósito del requisito y como, durante una auditoria se puede observar cumplimiento del mismo.
En primer momento debemos de comprender que ser consciente implica según la RAE que una persona tenga conocimiento de algo o se da cuenta de ello especialmente de los propios actos y sus consecuencias. Por ejemplo, si no hago el pago del servicio de internet, se que me suspenderán el servicio.
Entrando en el análisis del requisito, debemos considerar que las personas que están bajo el control de la organización incluyen trabajadores de la empresa, personas que son ajenas a la organización o razón social pero que realizan actividades dentro o fuera de las instalaciones que son dirigidas por nuestro personal como proveedores y contratistas les aplica este requisito.
Ya pusimos como referencia previamente que es ser consciente, a título personal creo que “la conciencia se adquiere a través de la experiencia propia, no basta únicamente con tener conocimiento de algo, pero el conocimiento si te lleva a ser consciente” a continuación detallaremos los requisitos que debemos considerar en cuanto a este tema.
- Política de calidad/ambiental/seguridad/integral/etc: La política de calidad (ISO 9001), ambiental (ISO 14001) o cualquier otra, no solo son documentos muertos dentro de un SG, ya que estos documentos deberían ser la expresión sobre las intenciones de la alta dirección en cuanto a sus actividades, productos y servicio. En palabras más claras pondremos un par de ejemplos:
- Calidad = compromisos con su mercado en cuanto las características de sus productos y servicios, cumplimiento a requisitos legales aplicables a los mismos.
- Seguridad = compromisos con sus colaboradores y partes interesadas en cuanto a la seguridad y salud de las personas que realizan actividades dentro del SGSST y con el cumplimiento legal y normativo en las zonas geográficas donde se lleven a cabo estas actividades
Esto nos lleva a pensar que si la alta dirección desea lograr estos compromisos, necesita de las personas y del liderazgo de su staff gerencial para poder lograrlo
- Objetivos: como ya sabemos los objetivos son resultados a alcanzar y estos se pueden establecer en diferentes áreas, niveles y funciones; en perspectiva, necesitamos del liderazgo de la alta dirección para integrar y fomentar un compromiso en las personas; ya que necesitamos de ellos para la ejecución y control de los planes elaborados y con ello poder evaluar si los planes han sido eficaces; haciendo una analogía de que el personal no sea consiente de sus objetivos, seria equivalente a subir a un coche encenderlo echarlo a andar sin ningún rumbo o lugar de destino.
- Contribución a la eficacia del SG incluidos los beneficios de la mejora de desempeño: cada puesto en la organización se le asignan responsabilidades y autoridades las cuales tienen un impacto directo o indirecto en los resultados de la misma por ejemplo en el logro de los objetivos, reducción de costos operativos, lograr o aumentar la satisfacción de clientes, mejora de la eficacia y/o eficiencia de actividades y procesos, cumplimiento legal y aplicable a la organización, entre otras.
- Implicaciones de incumplimiento de los requisitos del SG puede tener efectos negativos en la organización como sanciones legales o multas por omisión de aplicación de controles , perdida de confianza del mercado, partes interesadas; fallas en productos y servicios, costos de responsabilidad civil o pago de garantías por incumplimientos, perdida de eficacia operativa, desafíos para la continuidad del negocio, entre otras.
En conclusión debería existir una estrecha relación entre los mecanismos establecidos por la organización para poder brindar conocimientos a los colaboradores y partes interesadas como proveedores y contratista que puedan afectar el desempeño del SG a fin de que puedan sumar su granito al éxito sostenido de la organización.
Autor: M.G.C. Mario E. Hernández Uscanga
Director General ATC